בראש הטופס יש אזור 'לחץ או גרור חשבונית לכאן לסריקה אוטומטית'. גוררים לשם את קובץ החשבונית, או לוחצים ובוחרים אותו. הפורמטים הנתמכים: PDF, JPG, PNG ו-TIFF.

המערכת סורקת את החשבונית וממלאת אוטומטית את הספק, סוג החשבונית, מספר החשבונית, הסכומים, אחוז המע"מ, תאריך ההפקה ומספר ההקצאה.

המערכת ממלאת רק שדות שזוהו ברמת ביטחון גבוהה ומסמנת אותם בצבע. שדות שלא זוהו בביטחון מספיק נשארים ריקים למילוי ידני. עוברים על השדות, מתקנים במידת הצורך ולוחצים 'שמור'.

'ספק': בוחרים את הספק מהרשימה. אם הספק לא מופיע, קודם מקימים אותו תחת 'ספקים' (הקמת ספק).

'מספר חשבונית': מזינים כפי שמופיע בחשבונית. המערכת מסירה מקפים אוטומטית.

הסכומים: מזינים את 'סה"כ לפני מע"מ', והמערכת מחשבת את 'סכום מע"מ' ואת 'סה"כ כולל מע"מ'. בחשבונית ליסינג החישוב האוטומטי אינו פועל, ומזינים את שלושת הסכומים ידנית. מוודאים שהסכום לפני מע"מ יחד עם המע"מ שווה לסכום הכולל.

'תאריך הפקה': התאריך שבו הונפקה החשבונית. משמש לחישוב מדד בחשבוניות צמודות מדד.

חיוב נוסף כלול בחשב' (לפני מע"מ): סכום שכלול בחשבונית ואינו מופיע בקובץ הפירוט. שדה אופציונלי.

'אמצעי תשלום': מופיע בחברות שהוגדרו בהן אמצעי תשלום, ושם הוא שדה חובה.

'קוד הוצאה': מופיע בחברות שהוגדרו בהן קודי הוצאה. בחלק מהחברות הוא שדה חובה, לפי הגדרת מנהל המערכת.

לוחצים 'שמור'.

'חשבונית שורה אחת': מתג בטופס יצירת החשבונית. מסמנים אותו ונפתחים שדות השורה, רכב ותאריך. סכומי השורה נלקחים מסכומי החשבונית.

'פרוט ידני': בדף חשבונית שאין בה שורות מוצג הכפתור 'פרוט ידני' לצד 'ייבוא'. לוחצים עליו ומזינים את השורות ידנית. הפעולה קיימת גם בתפריט 'פעולות'.

בדף החשבונית לוחצים על 'ייבוא' ובוחרים את קובץ הפירוט. אפשר גם לצרף אותו כבר בעת יצירת החשבונית, בשדה 'קובץ פירוט'.

המערכת מזהה את עמודות הקובץ ומציגה את המיפוי לאישור, כלומר מהיכן לקחת כל נתון. אם הזיהוי חלקי, ממפים את העמודות ידנית. המיפוי נשמר לכל ספק ולכל סוג ייבוא, ומשמש בפעמים הבאות.

אחרי הטעינה מוצג בדף החשבונית כרטיס 'סיכום שורות החשבונית' עם שם הקובץ, מועד הייבוא, 'סך שורות', 'שגויים' והסכומים.