קליטת חשבוניות

אנשי כספים ותפעול בארגון שיש להם גישה לחשבוניות המתקבלות מהספקים השונים בגין חיובים של צי הרכבים.

לקליטת חשבונית חדשה, ניתן לגשת:

תפריט עליון ← (תחת) בקרה ← ריצות

יש לבחור את חודש הריצה הרלוונטי (החודש שבגינו החיוב).

במסך הנפתח (דף החודש שנבחר) נוכל להוסיף חשבונית ספק חדשה.

בטופס יצירת החשבונית יש להזין את הפרטים שלה, רוב הפרטים מופיעים בקובץ ה-PDF שהתקבל מהספק ופשוט יש להעתיקם.

לאחר יצירת החשבונית, יש להעלות את קובץ הפרוט באמצעות פעולת הייבוא.
קובץ זה הוא Excel או CSV שמכיל את הפירוט המלא של החשבונית ובין היתר כולל את:

סכום השורות בקובץ הפרוט צריך להיות שווה לסכומי החשבונית (למעט מקרים בהם הזנו 'חיוב נוסף' בעת יצרית החשבונית).

הקובץ מגיע ישירות מהספק (חברת הליסינג, דלק, כבישי אגרה, חניונים וכו') בפורמט Excel (.xlsx, .xls) או CSV (.csv).

במקרים מסויימים, לאחר העלאת הקובץ כשלב מקדים לפני הקליטה שלו המערכת תבקש למפות את עמודות הקובץ. פעולה זו למעשה אומרת למערכת מהיכן לקחת כל נתון נדרש מהקובץ.

יש לבצע פעולה זו חד פעמי ובעתיד המערכת זוכרת את הבחירות.

המערכת תתחיל בפעולת עיבוד הקובץ ובסיומה יתקבל סיכום + פרוט של השורות כפי שנקלטו.