בקרת חשבוניות היא המסך שבו בודקים חשבונית ספק שנקלטה: המערכת עברה על כל שורת חיוב, סימנה את השורות השגויות ואת אי ההתאמות בסכומים, וכאן מטפלים בהן לפני שהחשבונית עוברת לתשלום ולממשק הכספים.

למי מיועד ומה נדרש: כספים. לצפייה במסך נדרשת ההרשאה 'גישה לבקרה'. לטעינת פירוט, לפרוט ידני, לרענון שגויים ולמחיקה נדרשת גם 'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים'. להלבנת שורה שגויה נדרשת ההרשאה הנפרדת 'הלבנת שורות שגויות בחשבונית', ולסימון החשבונית להעברה לכספים נדרשת 'יצירת ממשק כספים'. את ההרשאות מגדיר מנהל מערכת (ניהול תפקידים והרשאות).

איך מגיעים למסך: בתפריט העליון לוחצים על 'בקרה'. נפתחת ריצת הבקרה האחרונה שנצפתה, וכברירת מחדל ריצת החודש הקודם, ובה רשימת חשבוניות הספקים. לחיצה על חשבונית פותחת את מסך הבקרה שלה.

בתום קליטת קובץ הפירוט (קליטת חשבוניות) המערכת מריצה בדיקות על כל שורה, כתלות בסוג החשבונית ובספק. שורה שנכשלת מסומנת באדום ומתחתיה מופיע פירוט השגיאה. שם סוג השגיאה עצמו מופיע בסינון 'סוג חיוב' שמעל טבלת השורות ובייצוא לאקסל. אלה סוגי השגיאות:

לחשבונית ספק שישה סטטוסים. ארבעת הראשונים נקבעים בתום הבקרה, ושני האחרונים נקבעים בשלב מאוחר יותר:

בראש המסך יש כרטיס 'סיכום שורות החשבונית' עם 'סך שורות', מספר ה'שגויים' והסכומים. השורה 'סה"כ כולל מע"מ' מוצגת באדום כשסכום השורות אינו תואם את סכום החשבונית, ומופיעה ההודעה 'סכום החשבונית לא תואם את סכום השורות'. הסימון הזה מופיע בכל פער בסכומים, גם בחשבונית שיש בה שורות שגויות. הסטטוס 'עם פרוט- לא מאופסת' ניתן רק כשאין שורות שגויות והסכומים אינם תואמים.

מתחת לכרטיס מופיע כרטיס 'פרוט השורות' ובו שורות החיוב. שורה שגויה מסומנת באדום, ומתחתיה פירוט השגיאה וההפרש. מספר הרישוי בכל שורה הוא קישור לתיק הרכב, כשהרכב קיים במערכת, כך שאפשר להגיע ישירות לרכב שגרם לשגיאה ולתקן את המקור. מעל הטבלה יש סינון 'סוג חיוב' ושדה חיפוש 'שם עובד/מספר רכב' לאיתור שורות בחשבוניות ארוכות.

כשהשגיאה נובעת ממידע חסר או שגוי במערכת (למשל תאריך החזרה שגוי שגרם לשגיאת 'רכב לא פעיל'), מתקנים את המקור ומריצים בקרה מחדש:

כששורה שגויה אינה אמורה להיות שגויה (מקרים נדירים), אפשר להלבין אותה: לוחצים על אייקון העיפרון בקצה השורה, בוחרים ב'טופס הלבנת שגוי' 'סיבה' ('ניוד בין חברות' או 'אישור מיוחד'), ממלאים 'הערות' לפי הצורך ושומרים. 'סיבה' הוא שדה חובה. האייקון מופיע רק על שורות שגויות שטרם התקבל בגינן זיכוי, ורק למשתמשים עם הרשאת 'הלבנת שורות שגויות בחשבונית'. זו הרשאה נפרדת מ'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים', כדי שאפשר לאפשר עריכת שורות בלי הלבנה.

כשאין שורות שגויות אבל סכום השורות אינו תואם את סכום החשבונית, הפער הוא בין קובץ הפירוט לבין פרטי החשבונית. בתפריט 'פעולות' בוחרים 'עריכה' ומוודאים שסכום החשבונית שהוזן תואם את החשבונית שהתקבלה מהספק. אם חסרה שורת חיוב, מוסיפים אותה ב'פרוט ידני'. אם הקובץ עצמו שגוי, בוחרים 'הסר פירוט' וטוענים קובץ מתוקן.

ברוב החברות עם ממשק כספים החשבונית תיחסם בממשק אם לרכב שבשורה חסר מזהה הנה"ח. יש הגדרת ממשק שמבטלת את הבדיקה הזו. במסך הבקרה של החשבונית מופיעה לשונית 'ללא מס' הנה"ח' שמרכזת את הרכבים שבחשבונית זו שההסכם שלהם חסר מזהה הנה"ח, עם 'מספר רישוי', 'נהג נוכחי', 'סוג בעלות', 'חברה' ועמודת 'מס' הנה"ח'. לוחצים על 'חסר' שבעמודה ומזינים את המזהה. הלשונית מופיעה רק כל עוד החשבונית טרם הועברה לכספים, וכשיש בחשבונית רכבים שחסר להם מזהה. בחשבוניות ליסינג, ובאותם תנאים, מופיעה גם לשונית 'רכבים ללא פרטי עסקה' לרכבים שחסרים להם פרטי העסקה מול חברת הליסינג.

כשהבקרה הסתיימה מסמנים את החשבונית להעברה לממשק הכספים. הכפתור 'סמן להעברה' מופיע ליד הלשוניות, והפעולה זמינה גם מתפריט 'פעולות'. שתיהן דורשות את ההרשאה 'יצירת ממשק כספים'. חשבונית שסכום השורות שלה אינו תואם את סכום החשבונית אינה ניתנת לסימון. לביטול הסימון בוחרים 'סמן לא להעברה', ולחשבונית שכבר הועברה לכספים בוחרים 'סמן להעברה חוזרת'.

בעת קליטת חשבונית זיכוי המערכת מנסה לסגור שורות שגויות של הספק (חיובים עודפים) ומסמנת את השורה שהתקבל בגינה זיכוי, עם קישור לחשבונית הזיכוי. כך אפשר לעקוב אחר חיובים עודפים שטרם התקבל בגינם זיכוי. השורה המקורית נשארת מסומנת כשגויה גם לאחר הזיכוי. חשבונית שהזיכוי שלה התקבל או בוטל עוברת לסטטוס 'סיום טיפול'.

בראש מסך הבקרה של החשבונית, לצד הלשוניות, יש כפתור 'פעולות'. פרט ל'עריכה', ל'ריכוז חשבוניות' ול'סמן להעברה חוזרת', כל הפעולות בתפריט דורשות את ההרשאה 'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים':

בכרטיס 'פרוט השורות' יש כפתור 'פעולות' נוסף. 'יצוא לאקסל' מייצא את השורות לפי הסינון הפעיל. 'הפק פרוט לזיכוי' מפיק את השורות השגויות לשליחה לספק. 'שליחת מייל לספק לעידכון שיוך ח.פ' מופיעה כשיש בחשבונית שגיאות 'אי התאמה בח.פ' ומוגדרת לחברה תבנית מייל מתאימה.

📚 מאמרים קשורים: קליטת חשבוניות · אישור חשבוניות · הקמת ספק