בקרת חשבוניות

אנשי כספים ותפעול בארגון שיש להם גישה לחשבוניות המתקבלות מהספקים השונים בגין חיובים של צי הרכבים ומתפעלים את הקליטה שלהן באמצעות המערכת.

בקרת חשבוניות היא תהליך קריטי בניהול צי הרכב, המבטיח שכל חשבונית שמגיעה מהספקים השונים (ליסינג, דלק, כבישי אגרה, חניונים ועוד) מבוקרת, שלמה ותקינה.

המערכת מבצעת בדיקות מתקדמות שחוסכות זמן רב, מונעות טעויות יקרות ומבטיחות שהארגון משלם רק עבור שירותים שקיבל בפועל.
​

✅ מונע תשלום יתר לספקים

✅ חוסך שעות עבודה ידנית

✅ מבטיח שקיפות פינסית מלאה

✅ מחלק ומשייך את ההוצאות על כלי הרכב בצורה אמינה ומדויקת

תהליך בקרת החשבוניות מתחיל ביצירת חשבונית ספק במערכת והעלאת הפרוט שלה.

מאותו רגע המערכת תנתח ותבקר כל שורת חיוב ובתום פעולת קליטת הפרוט יוצג סיכום שורות מסודר ובניהן (אם יש) שורות שגויות = חיוב לא תקין.

נווטו אל: כספים > בקרת חשבוניות.

המערכת מריצה שלל בדיקות שונות על כל שורה בחשבונית כתלות בסוג החשבונית והספק. כאשר המערכת מזהה בעיה, היא מסמנת את השורה הבעייתית ומציינת את סוג השגיאה:

לאחר קליטת השורות והבקרה, החשבונית תקבל אחד מהסטטוסים הבאים:

אם מסיבה כלשהי לאחר בדיקת שגויי מתגלה כי הוא נובע ממידע חלקי או לא תקין המצוי במערכת.
​למשל, התקבל השגויי 'רכב לא פעיל' וגילנו כי בוצעה שגיאה בתיעוד תאריך ההחזרה של אותו הרכב.

לאחר תיקון המידע ניתן לחזור לחשבונית ותחת פעולות לבצע פעולה של "רענון שגויים", דבר אשר יגרום למערכת לבצע מחדש את הבקרות על השורות השגוייות.

אם מסיבה כלשהי שורה שגוייה מבחינתך לא צריכה להיות שגוייה (במקרים נדירים) ניתן לבצע פעולה של "הלבנת שגויי" באמצעות לחיצה על אייקון העיפרון בקצה השורה.

בעת קליטת חשבוניות זיכוי, המרערכת מנסה לסגור שורות שגויות של הספק (קרי חיובים עודפים) ולסמן את השורה שהתקבל בגינה זיכוי. בדרך זו תמיד ניתן לעקוב ולאתר חיובים עודפים שטרם התקבל זיכוי בגינם.

📚 מדריכים קשורים: קליטת חשבוניות · אישור חשבוניות · העברת חשבוניות בממשק לכספים · הקמת ספק · קליטת חשבונית למול הזמנת עבודה