החתמת מסמכים מחליפה טפסים מודפסים: המערכת ממלאת מראש טופס עם פרטי הנהג והרכב, הנהג חותם דיגיטלית, והמסמך החתום נשמר כקובץ PDF בתיק המתאים.

למי מיועד ומה נדרש: קציני רכב ומנהלי תחבורה. נדרשת הרשאת 'גישה לתיק נהג' (ניהול תפקידים והרשאות). הנהג עצמו חותם דרך קישור, בלי להתחבר למערכת.

איך מגיעים למסך: פותחים את תיק הנהג ועוברים ללשונית 'מסמכים להחתמה'. אותה לשונית קיימת גם בתיק הרכב, עם רשימת מסמכים משלה. הלשונית מופיעה רק כשמוגדרים לחברה טפסים או תבניות מתאימים.

מלבד הטפסים המובנים, מופיעות בלשונית תבניות PDF שהחברה מגדירה במסך 'תבניות' (תבניות המערכת). בתיק הנהג מופיעות תבניות מחמישה סוגים בלבד: 'הצהרת בריאות', 'הצהרת עובד', 'כללי', 'בקשה להרשאת נהיגה ברכב צמוד של החברה' ו'בקשה לרישיון נהיגה נהג נלווה ברכב החברה והצהרת בריאות'. בתיק הרכב הרשימה שונה וכוללת גם את 'מסירת רכב'. תבנית שמוגדרת בחברת האם מופיעה בחברת בת רק כשהיא מסומנת 'לכל החברות'.

בראש הלשונית מופיע כרטיס 'בקשה לחידוש רישיון נהיגה', כשלנהג מוגדר מספר נייד. הכפתור 'שלח לעובד' שולח לנהג SMS עם קישור לעדכון פרטים, שתקף 72 שעות.

תבנית בלי חתימה: כשבתבנית אין שדה חתימה, מוצגים בכרטיס כפתורים אחרים: 'הפקה והצגת מסמך' פותח את הקובץ בחלון חדש, ו'שלח קובץ לנהג' שולח אותו במייל.

מסירה והחזרה: כשמוגדרות לחברה תבניות לתהליך, טפסי ההחתמה נפתחים אוטומטית זה אחר זה כחלק מהתהליך. אם משויכת לתהליך תבנית מסוג 'רישיון נהיגה', נפתח בו גם שלב 'עדכון פרטי רשיון נהיגה', שאינו חתימה אלא השלמת פרטים: הנהג מעלה צילום של שני צדי הרישיון, והמערכת מזהה מהצילום את מספר הרישיון, התוקף, שנת הוותק והדרגה. השלב מדולג אוטומטית כשפרטי הרישיון במערכת מלאים ובתוקף.

בכרטיס 'מסמכים' של התיק שאליו נשמר המסמך: טפסי מסירה והחזרה בתיק הרכב, הצהרות נהג בתיק הנהג. מכל כרטיס אפשר לפתוח את המסמך, ולשלוח אותו במייל לנהג שמוגדרת לו כתובת מייל.

📚 מאמרים קשורים: תיק נהג · תיק רכב · תבניות המערכת · עדכון פרטים ומסמכים מרחוק