מסך פקודות העבודה מנהל את תהליך התחזוקה של הרכבים מול ספקי השירות. פקודת עבודה (פק"ע) היא המעטפת של הטיפול ברכב אחד, והזמנת העבודה שתחתיה נשלחת לספק ספציפי ומולה נקלטת החשבונית שלו.

למי מיועד ומה נדרש: מנהל תחבורה וקצין רכב. לצפייה במסך 'פקודות עבודה' נדרשת הרשאת 'הרשאות צפייה בפקודות עבודה', ולצפייה במסך 'הזמנות עבודה' נדרשת הרשאת 'הרשאות צפייה בהזמנות עבודה'. לניהול נדרשות גם 'הרשאות ליצירה וניהול פקודות עבודה' ו'הרשאות יצירה וניהול הזמנות עבודה'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות). התפריט 'אחזקה' מוצג רק בחברות שבהן ניהול פקודות העבודה פעיל, ומנהל המערכת מגדיר זאת.

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי עומדים על 'אחזקה' ולוחצים על 'פקודות עבודה'. באותו תפריט נמצא גם המסך 'הזמנות עבודה'. לפתיחת פק"ע חדשה לוחצים על 'פק"ע חדשה'.

בפתיחת פק"ע בוחרים את 'סוג הפק"ע'. הסוג קובע אילו שדות נדרשים:

לפק"ע שלושה סטטוסים:

מתוך תיק הפק"ע לוחצים על 'עריכה' ומעדכנים את 'סוג הפק"ע', 'סטטוס', 'גורם מדווח' ו'מועד אספקה'. בפק"ע עם רכב מזינים גם 'תאריך יציאת הרכב', 'שעת יציאת הרכב', 'ק"מ בעת יציאת הרכב', 'תאריך חזרת הרכב', 'שעת חזרת הרכב' ו'ק"מ בעת חזרת הרכב'. שדות אלה מזינים את סגירת הפק"ע ואת עדכון הטיפול השוטף. בשמירה המערכת רושמת את הק"מ גם כקריאת מונה של הרכב.

בתיק הפק"ע יש גם אזור קבצים ואזור הערות, ובתיק הזמנת העבודה אזור קבצים נוסף שבו נשמר קובץ ההזמנה שהופקה.

המייל לספק נשלח רק אם מוגדרת בחברת האם תבנית מייל להזמנת עבודה. מנהל המערכת מגדיר אותה.

כל שורה בהזמנת עבודה מייצגת פריט עבודה או חלף:

סה"כ השורה מחושב אוטומטית: כמות כפול מחיר ליחידה, בניכוי ההנחה.

הזמנת עבודה עוברת בין הסטטוסים הבאים:

בהזמנה שכבר הופקה או אושרה מופיע כפתור 'פעולות' בראש המסך, ובו:

כל הזמנת עבודה מקבלת מספר ייחודי ברגע שהיא מופקת, והמספור רציף ברמת חברת האם. מספר ההזמנה מורכב ממספר ההזמנה הרץ ומספר הגרסה, למשל 1234-1. הגרסה עולה בכל החזרה לעדכון. מספר הפק"ע הוא מספר נפרד ונקבע בפתיחת הפק"ע.

המסך 'הזמנות עבודה' מרכז את כל הזמנות העבודה של הצי, מכל הפק"ע. מסננים בו לפי 'ספק', 'סוג הפק"ע', 'סטטוס', 'מספר הזמנה / מספר רכב', ולפי טווח תאריכים בשדות 'חיפוש לפי תאריך', 'מתאריך' ו'עד תאריך'.

כשספק שולח חשבונית על עבודה שבוצעה, קולטים את החשבונית ומקשרים אותה להזמנת העבודה. אפשר לעשות זאת בשתי דרכים: מתוך תיק הזמנת העבודה בכפתור 'אישור חשבון ספק', או ממסך קליטת חשבוניות. במסך זה, בשורת חשבונית של ספק מסוג 'מוסך' או 'אחר', נפתחת אפשרות לקשר את השורה להזמנת עבודה של אותו ספק בסטטוס 'הזמנה אושרה'.

כשהזמנת עבודה עוברת לסטטוס 'חשבון ספק אושר', והפק"ע היא מסוג 'אחזקה מונעת' עם שורת טיפול שוטף, המערכת מעדכנת אוטומטית את תיק הרכב. אם ברכב כבר רשום טיפול בתאריך מאוחר יותר, העדכון אינו מתבצע.

הפק"ע נסגרת אוטומטית כשאין תחתיה הזמנות בתהליך ולפחות הזמנה אחת הגיעה ל'חשבון ספק אושר' או ל'הזמנה הסתיימה'. הזמנות שבוטלו אינן חוסמות את הסגירה. אפשר גם לסגור את הפק"ע ידנית, דרך שדה 'סטטוס' במסך העריכה, אך גם אז הסגירה נחסמת כל עוד יש תחתיה הזמנה בתהליך. בפק"ע עם רכב הסגירה מחייבת 'ק"מ בעת חזרת הרכב' ו'תאריך חזרת הרכב'.

📚 מאמרים קשורים: תיק רכב · הקמת ספק · קליטת חשבוניות · ניהול תפקידים והרשאות · תיעוד ומעקב תחזוקה