אישור חשבוניות

אנשי כספים ותפעול שאחראים על אישור תשלומים לספקים בארגון. המדריך מיועד למי שמבצע בדיקה סופית של חשבוניות לפני שהן מועברות לתשלום.

אישור חשבוניות הוא השלב שבו גורם מוסמך בארגון מאשר שחשבונית ספק תקינה ומוכנה לתשלום. חשוב לציין שלפני האישור, המערכת כבר ביצעה בדיקות אוטומטיות על החשבונית (בקרת חשבוניות). תפקיד המאשר הוא לוודא שהכול תקין ולאשר את ההעברה לתשלום.

✅ מונע תשלום על חשבוניות שגויות

✅ מוודא שכל חיוב עבר בקרה לפני שמשלמים עליו

✅ יוצר שרשרת אישורים מתועדת לצורכי ביקורת

✅ מפחית סיכון לטעויות כספיות

✅ מאפשר מעקב מלא- מי אישר ומתי?

נווטו אל: בקרה > אישור חשבוניות > בחרו חשבונית > אישור.

תהליך אישור חשבונית כולל את השלבים הבאים:

שלב 1: קליטת החשבונית

חשבונית מתקבלת מהספק ונקלטת במערכת. בשלב זה נוצרת רשומת חשבונית עם פרטי הספק, מספר חשבונית, סכום וחודש חיוב.

שלב 2: ייבוא שורות חיוב

קובץ פירוט (אקסל או CSV) נטען למערכת. המערכת מתאימה כל שורה לרכב או לנהג הרלוונטי.

שלב 3: בקרה אוטומטית

המערכת בודקת את השורות ומסמנת שגיאות: רכב לא מזוהה, חיוב כפול, סכום חריג, תאריך עתידי ועוד. שורות שגויות מסומנות באדום.

שלב 4: טיפול בשגיאות

המשתמש בודק את השורות השגויות, מתקן במידת הצורך, ומבקש זיכוי מהספק אם נמצא חיוב יתר.

שלב 5: אישור החשבונית

לאחר שכל השורות נבדקו ותוקנו, הגורם המאשר לוחץ על “אישור חשבונית”. המערכת שומרת את שם המאשר ותאריך האישור.

שלב 6: העברה לתשלום

חשבונית שאושרה מוכנה להעברה לממשק הכספים (ראו מדריך “העברת חשבוניות בממשק לכספים”).

📚 מדריכים קשורים:

בקרת חשבוניות · קליטת חשבוניות · העברת חשבוניות בממשק לכספים · התראות לכספים