הסכם ליסינג עובד מקשר בין רכב בליסינג, נהג וספק הליסינג, ומנהל את פרטי ההזמנה, המחיר החודשי ומועד המסירה. מכאן מזמינים רכב חדש לעובד ועורכים הזמנה קיימת עד למסירה.

למי מיועד ומה נדרש: קצין רכב. כדי להגיע למסך נדרשות ההרשאות 'גישה לרשימת הרכבים' ו'גישה לרשימת הזמנות ליסינג', לפתיחת הזמנה ולעריכתה נדרשת 'ניהול הזמנות ליסינג', ולתיעוד המסירה נדרשת 'תיעוד מסירות והחזרות'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות). הזמנת רכב אפשרית כשמוגדרות הצעות רכב בתוקף.

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי עומדים על 'רכבים' ולוחצים על 'הזמנות בתהליך'. במסך זה מרוכזות ההזמנות שטרם נמסרו. הזמנה שהוזן לה מספר רכב עוברת למסך 'רכבים מוכנים למסירה'.

ההזמנה נוספת לרשימת ההזמנות בתהליך. לפי אותה הגדרה היא עוברת ל'ממתין לאישור פנימי', נשלחת במייל לספק הליסינג ומקבלת את המצב 'נשלח לחברת הליסינג', או נשמרת כ'טיוטא' להדפסה ולשליחה ידנית.

הזמנה ניתנת לעריכה כל עוד היא בתהליך, כלומר במצב 'טיוטא', 'ממתין לאישור פנימי' או 'נשלח לחברת הליסינג'. הרשימה נפתחת מסוננת ל'נשלח לחברת הליסינג' בלבד, ולכן כדי לראות הזמנות במצבים אחרים משנים את השדה 'סטטוס הזמנה' ולוחצים 'חפש'. לוחצים על סמל העיפרון שליד ההזמנה, מעדכנים את השדות ושומרים.

בהזמנה שכבר נשלחה לחברת הליסינג נפתח טופס מצומצם: 'חברה', 'עבור נהג' ו'סוג שימוש' אינם ניתנים לשינוי, ושדה 'רכב וספק' נעול על ההצעה שנשלחה. להזמנת גישור לא מוצג סמל עריכה כלל.

אחרי המסירה ההסכם הופך פעיל וההזמנה יורדת ממסך 'הזמנות בתהליך'. את פרטי הליסינג, למשל 'סך עסקה לא כולל מעמ' ו'מכסת ק"מ שנתית', עדיין אפשר לעדכן בתיק הרכב דרך 'פעולות' ← 'עריכה'.

מספר הרכב מוזן אחרי שההזמנה נשלחה לחברת הליסינג ולפני המסירה. ברשימת ההזמנות בתהליך, ליד הזמנה במצב 'נשלח לחברת הליסינג' שאין לה עדיין מספר, מופיע סמל עיפרון 'עדכן מספר רכב'. לוחצים עליו, ממלאים את 'מספר רכב' ואת 'אימות מספר רכב', ולוחצים 'עדכן'. מרגע זה נפתח תיק רכב עם המספר שהוזן, ההזמנה עוברת למצב 'ממתין למסירה' ויורדת ממסך 'הזמנות בתהליך' אל 'רכבים מוכנים למסירה', ושם מתעדים את המסירה.

בעמודת הפעולות שבסוף השורה מופיעים סמלים לפי מצב ההזמנה ולפי ההרשאות שלכם. 'אשר הזמנה ושלח ללסינג' מוצג בהזמנה במצב 'ממתין לאישור פנימי' למי שהוגדר כמאשר הזמנות, ולחיצה עליו מעבירה את ההזמנה ל'נשלח לחברת הליסינג'. 'תעד מסירה' הוא הסמל הירוק שמתעד את מסירת הרכב לעובד והופך את ההזמנה להסכם פעיל. 'סמן כמבוטל' מבטל הזמנה שטרם נמסרה, וההזמנה עוברת למצב 'הזמנה בוטלה'. כשההזמנות מודפסות ונשלחות ידנית מופיעים גם 'גרסא להדפסה' ו'סמן כנשלח לחברת הליסינג'.

כשהשדה 'מספר רכב' נעול בטופס עריכת פרטי הרכב, משנים את המספר רק דרך פעולה ייעודית בתיק הרכב. הפעולה זמינה לצוות התמיכה של CarPro בלבד.

בסיום ההחלפה המספר החדש מתעדכן בכל הרישומים המקושרים לרכב: ההסכמים, החיובים, עבירות התנועה, התאונות ורישומים נוספים.

📚 מאמרים קשורים: תיק רכב · תיק נהג · החזרת רכב · ניהול תפקידים והרשאות · הזמנות רכב חדש