רכבי מאגר וחצר הם רכבים שאינם משויכים לנהג קבוע: רכבים פנויים ורכבים הממתינים לשיבוץ. במערכת הם מנוהלים בסוג שימוש 'מאגר', כך שכל רכב בצי מתועד ומנוהל גם ללא נהג קבוע.

למי מיועד ומה נדרש: קציני רכב ומנהלי תחבורה. ניהול הרכבים נעשה בתיק הרכב (תיק רכב), ועדכון סוג השימוש דורש הרשאת 'יצירה ועריכת רכבים'. צפייה ב'דו"ח שווי רכב' דורשת הרשאת 'גישה לדוחות'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות).

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי לוחצים על 'רכבים'. בשורת הסינון בוחרים בשדה 'סוג שימוש' את הערך 'מאגר' ולוחצים 'חפש'. רשימת הרכבים מציגה את רכבי המאגר בלבד.

רכב מאגר מנוהל בסוג שימוש 'מאגר'. לצד סוג זה קיימים סוגי שימוש נוספים לרכבים שאינם צמודים לעובד:

מנהל המערכת יכול להוסיף סוגי שימוש נוספים במסך 'מנהל מערכת' ← 'תשתיות' ← 'קטגוריות פריטים', בקטגוריה 'סוג הרכב'. סימון 'רלוונטי לזקיפת שווי שימוש' בהגדרת הסוג קובע אם רכב בסוג זה חייב בזקיפה. שמות הסוגים ניתנים להתאמה לכל חברה, ובחלק מהחברות הם מופיעים בשמות אחרים.

פעולת 'עריכה' מוצגת רק לרכב שיש לו הסכם פעיל.

רכב מאגר ממשיך להיות מנוהל ככל רכב אחר בצי.

כדי לראות את כל רכבי המאגר, מסננים את רשימת הרכבים לפי 'סוג שימוש' 'מאגר' ולוחצים 'חפש'.

בשדה 'סטטוס' קיים גם הערך 'פעיל בחצר'. הוא מציג את הרכבים שמוחזקים כרגע בידי משתמשי החצר של החברה, ללא קשר לסוג השימוש שלהם, ולכן זו רשימה נפרדת מסינון סוג השימוש 'מאגר'. הערך מוצג רק כשמנהל המערכת הגדיר משתמשי 'מאגר חצר' במסך 'הגדרות כלליות'.

המערכת ממשיכה לעקוב אחרי טסט, רישיון וביטוח גם עבור רכבי מאגר, והוצאות ליסינג ואחזקה מתועדות גם כשהרכב אינו בשימוש פעיל.

סוג השימוש של הרכב קובע אם הרכב נחשב לזקיפת שווי שימוש. כברירת מחדל רק 'צמוד' ו'גישור' חייבים בזקיפת שווי; 'מאגר', 'שירות' ו'ציוד טכני' אינם חייבים.

לרכב שנשאר בסוג שימוש 'מאגר' יש שתי השלכות.

הרכב אינו מופיע ב'דו"ח שווי רכב'. לוחצים בתפריט הראשי על 'דוחות' ובוחרים ברשימת הדוחות את 'דו"ח שווי רכב', המרכז את הרכבים החייבים בזקיפת שווי שימוש.

המערכת אינה שולחת לחשבות השכר הודעה על מסירת הרכב או החזרתו.

כדי שרכב מהמאגר ייכנס לזקיפת שווי השימוש ותופק עליו הודעה לחשבות השכר, מוסרים אותו לעובד ובוחרים בעת המסירה בשדה 'סוג שימוש' את הערך 'צמוד' או 'גישור'. השדה חובה, והמערכת אינה מעדכנת אותו לבד. רכב שנשאר בסוג שימוש 'מאגר' יישאר מחוץ לזקיפה ומחוץ לדוח.

כפתור 'פעולות' מציג אפשרויות משתנות לפי הרשאה ולפי מצב הרכב:

'שייך לנהג לפני מסירה' משייכת רכב מהמאגר לעובד לפני מועד המסירה בפועל. בפעולה בוחרים את העובד ואת סוג השימוש.

📚 מאמרים קשורים: תיק רכב · העברות זמניות · ניהול תפקידים והרשאות