⏱️ זמן קריאה: 5 דקות
הזמנת רכב חדש היא בקשה לרכב ליסינג עבור עובד. ההזמנה נפתחת במערכת, עוברת שליחה או אישור לפי הגדרות החברה, ובסיום נקלטת לצי כרכב פעיל של הנהג.
למי מיועד ומה נדרש: קצין רכב. נדרשות ההרשאות 'גישה לרשימת הזמנות ליסינג' ו'ניהול הזמנות ליסינג', ולתיעוד מסירה גם 'תיעוד מסירות והחזרות'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות). אופן ההזמנה, מייל או הדפסה, ורשימת המאשרים מוגדרים גם הם ברמת חברת האם. בחברות שבהן ההגדרה 'צירוף רשיון נהיגה בעת הזמנה' פעילה, לא ניתן לשמור הזמנה לנהג שאין לו רישיון נהיגה סרוק בתיק.
איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי לוחצים על 'רכבים' ובוחרים 'הזמנות בתהליך'. אפשר גם לפתוח הזמנה ישירות מתוך תיק הנהג, בכרטיס 'רכבים', בלחיצה על 'הזמן רכב'.
איך פותחים הזמנה חדשה?
במסך 'הזמנות בתהליך' לוחצים על 'הזמן רכב'.
בוחרים את הנהג ואת 'סוג שימוש' של הרכב. סוגי השימוש הסטנדרטיים הם 'צמוד', 'גישור', 'שירות', 'מאגר' ו'ציוד טכני', והרשימה נקבעת ברמת חברת האם: אפשר לשנות את שמות הסוגים ולהוסיף סוגים נוספים. כל הזמנה במסך זה היא לרכב ליסינג, גם ללא בחירת ליסינג מפורשת.
בוחרים רכב מתוך רשימת הצעות הרכב בשדה 'רכב וספק'. ההצעה קובעת את מחיר הליסינג ואת ספק הליסינג.
ממלאים את פרטי ההזמנה: 'אתר אספקה', 'צפי אספקה', צבע, והתקנות נוספות במידת הצורך. אם נדרש רכב גישור עד לאספקה, מסמנים 'נדרש רכב גישור?' וממלאים 'גישור החל מ'.
שומרים את ההזמנה. כפתורי השמירה משתנים לפי הגדרות החברה, כמפורט בטבלה הבאה.
💡 טיפ: מחיר הליסינג נגזר מהצעת הרכב שבחרתם, לא מוזן ידנית. שינוי מחירים אפשרי רק בעריכת הזמנה שכבר נשמרה, ורק אם ההגדרה 'אפשר שינוי מחירים בעת הזמנה' פעילה בחברה.
מה קורה אחרי השמירה?
הכפתור שלוחצים עליו קובע את המסלול, והמסלול נקבע לפי הגדרות החברה:
הגדרת החברה | כפתור השמירה | מה קורה |
מוגדרים מאשרים | 'שמור והעבר לאישור פנימי' | ההזמנה עוברת לסטטוס 'ממתין לאישור פנימי' וממתינה לאישור של אחד המאשרים שהוגדרו בחברה. |
מצב מייל, ללא מאשרים | 'הזמן רכב' | ההזמנה עוברת מיד לסטטוס 'נשלח לחברת הליסינג', והמערכת שולחת מייל הזמנה לספק. |
מצב הדפסה, ללא מאשרים | 'שמור והדפס' | ההזמנה נשמרת כ'טיוטא' להדפסה ושליחה ידנית לספק. |
לצד כפתור השמירה יש גם כפתור 'שמור טיוטה', ששומר את ההזמנה בסטטוס 'טיוטא' בלי לשלוח ובלי להעביר לאישור. כך אפשר להתחיל הזמנה ולהשלים אותה מאוחר יותר. בחברות במצב הדפסה ללא מאשרים הכפתור אינו מוצג, והכפתור 'שמור והדפס' הוא ששומר את ההזמנה כטיוטא.
בחברות במצב הדפסה, שורת ההזמנה מציגה שתי פעולות נוספות: 'גרסא להדפסה' מפיקה את ההזמנה להדפסה ולשליחה ידנית לספק, ו'סמן כנשלח לחברת הליסינג' מעביר טיוטה שכבר נשלחה ידנית לסטטוס 'נשלח לחברת הליסינג'.
לעריכת הזמנה קיימת לוחצים על 'ערוך' בשורת ההזמנה, ונפתח מסך 'עריכת הזמנה'. עריכה אפשרית להזמנה בסטטוס 'טיוטא', 'ממתין לאישור פנימי' או 'נשלח לחברת הליסינג'. לביטול הזמנה לוחצים על 'סמן כמבוטל' בשורת ההזמנה ומאשרים.
איך עובד האישור הפנימי?
אישור פנימי מתבצע רק בחברות שהוגדרה בהן רשימת מאשרים. הזמנה בסטטוס 'ממתין לאישור פנימי' ממתינה לאישור של אחד המאשרים ברשימה. המאשר, או מנהל מערכת, מאתר את ההזמנה במסך 'הזמנות בתהליך' ולוחץ על 'אשר הזמנה ושלח ללסינג'. ההזמנה עוברת לסטטוס 'נשלח לחברת הליסינג', גם בחברות שמוגדרות למצב הדפסה.
בחברות שהוגדרה להן שרשרת אישורים, האישור מתבצע במסך 'הזמנות לאישור' ('רכבים' ← 'הזמנות לאישור'), וההזמנה עוברת בין המאשרים לפי הסדר שנקבע. אחרי האישור האחרון ההזמנה עוברת ל'נשלח לחברת הליסינג' במצב מייל, או חוזרת ל'טיוטא' להדפסה ידנית במצב הדפסה. אם מאשר דוחה את ההזמנה, היא עוברת לסטטוס 'הזמנה בוטלה' והתהליך נעצר. הערות המאשר נשמרות בבקשת האישור, לא בהזמנה עצמה.
סטטוסים של הזמנה
סטטוס | משמעות |
טיוטא | הזמנה שנשמרה בלי לשלוח, או ממתינה להדפסה ושליחה ידנית. |
ממתין לאישור פנימי | ההזמנה ממתינה לאישור של מאשר בחברה. בחברות עם שרשרת אישורים מוצג 'ממתין לאישור' בתוספת שם התפקיד שתורו לאשר. |
נשלח לחברת הליסינג | ההזמנה נשלחה לספק הליסינג. תאריך השליחה נרשם אוטומטית. |
ממתין למסירה | שויך מספר רכב להזמנה, והרכב ממתין לתיעוד מסירה. הזמנות בסטטוס זה מוצגות במסך 'רכבים מוכנים למסירה'. כשהרכב כבר נקלט לצי אך טרם נמסר לעובד, מוצג במקום זאת 'לפני מסירה לעובד'. |
פעיל | הרכב נמסר לנהג ונקלט לצי. |
הזמנה בוטלה | ההזמנה בוטלה או נדחתה במהלך האישור. |
⚠️ שימו לב: מסך 'הזמנות בתהליך' מסונן כברירת מחדל לסטטוס 'נשלח לחברת הליסינג' בלבד. לכן הזמנה שנשמרה כ'טיוטא' לא תופיע ברשימה ותיראה כאילו נעלמה. כדי לראות אותה, משנים את שדה הסטטוס בסינון ל'טיוטא' או בוחרים 'הכל פרט למבוטל'. המסך מציג רק הזמנות בסטטוס 'טיוטא', 'ממתין לאישור פנימי', 'נשלח לחברת הליסינג' ו'הזמנה בוטלה'. הזמנות בסטטוס 'ממתין למסירה' או 'פעיל' לא יופיעו בו גם אחרי שינוי הסינון.
קליטת הרכב לצי
כשהרכב מגיע מספק הליסינג, קולטים אותו לצי משורת ההזמנה, במסך 'הזמנות בתהליך' או במסך 'רכבים מוכנים למסירה':
אם עוד לא שויך מספר רכב, מעדכנים אותו בשורת ההזמנה דרך 'עדכן מספר רכב'. ההזמנה עוברת לסטטוס 'ממתין למסירה' ומופיעה מכאן ואילך במסך 'רכבים מוכנים למסירה' ('רכבים' ← 'רכבים מוכנים למסירה').
לוחצים על 'תעד מסירה' וממלאים את 'תאריך מסירה', 'שעת מסירה', 'מונה ק"מ בעת מסירה' ו'תוקף ביטוח'. בוחרים מחדש את 'סוג שימוש': השדה מוצג ריק ומחייב בחירה.
לוחצים על 'עדכן'. בחברות שהוגדרו להן טפסי מסירה לחתימה מוצג במקומו 'עדכן והחתם טפסים'. ההזמנה עוברת לסטטוס 'פעיל'.
⚠️ שימו לב: המסך אינו חוסם פתיחת הזמנה נוספת לנהג. אם לנהג שנבחר כבר יש הזמנות פתוחות, הטופס מציג התראה עם רשימתן. ההתראה היא לתשומת לב בלבד, ניתנת לסגירה, ואינה מונעת שמירה. אם לנהג שמורה טיוטת הזמנה, בחירתו טוענת לטופס את הטיוטה הקיימת במקום לפתוח הזמנה חדשה. ההודעה 'לעובד זה כבר יש הזמנה פתוחה' מוצגת רק במסך יצירת רכב חדש. לנהג אמור להיות רכב צמוד אחד בלבד, ולכן לפני פתיחת הזמנת צמוד נוספת משלימים או מבטלים את הקיימת. סוגי שימוש אחרים אינם מוגבלים במספר.
📚 מאמרים קשורים: תיק רכב · תיק נהג · ניהול תפקידים והרשאות · הסכמי ליסינג עובדים
יש לכם שאלות נוספות? פנו לצוות התמיכה שלנו.