רוב הטיפולים נרשמים כרשומת תחזוקה בתיק הרכב, ידנית או בקליטת קובץ מהספק. מתוך הרשומות המערכת מחשבת את מועד הטיפול הבא, שולחת התראות על טיפול קרב, ושומרת היסטוריית שירות לכל רכב.

למי מיועד ומה נדרש: קצין רכב, מנהל תחבורה. הוספה, עריכה ומחיקה של רשומת תחזוקה דורשות את ההרשאה 'יצירה ועריכת רכבים'. קליטה מרוכזת מקובץ דורשת בנוסף את ההרשאה 'גישה לרשימת ספקים'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות).

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי לוחצים על 'רכבים', פותחים את תיק הרכב ועוברים ללשונית 'תחזוקה'.

קליטה מרוכזת מקובץ אקסל של ספק הליסינג או המוסך נעשית במסך 'קליטת קבצי טיפולים'.

סוג הטיפול נקבע לפי תיאור השורות: תיאור שמכיל 'טיפול' נרשם כטיפול שוטף, תיאור שמכיל 'צמיג' נרשם כצמיגים, ותיאור שהמערכת אינה מזהה נרשם תחת 'אירוע מוסך'. רק טיפול שוטף מקדם את חישוב הטיפול הבא, ולכן כדאי שהקובץ יכלול גם עמודת תיאור טיפול.

כל טיפול שוטף חדש מעדכן את נתוני הטיפול האחרון של הרכב ומחשב מחדש את הערך 'טיפול הבא'. הערך הזה מחושב לפי ק"מ בלבד, וברכבי צמ"ה לפי שעות מנוע. ההתראה על טיפול קרב נדלקת לפי שני תנאים, ומי שמגיע קודם קובע:

את מחזור הטיפול ואת מספר חודשי הטיפול מגדירים בתיק הרכב. בתיק הרכב, תחת 'פרטים טכניים', מוצגים השדות 'מדיניות טיפולים' (מחזור הק"מ או השעות, ולצידו מספר החודשים) ו'טיפול הבא' (הק"מ או השעות שבהם נדרש הטיפול הבא). כשמתקרבים לטיפול, הערך של 'טיפול הבא' מוצג באדום.

בלשונית 'תחזוקה' הכרטיס 'רשימת תחזוקה' מציג לכל טיפול:

מכל שורה אפשר לפתוח את המסמך המצורף. טיפול שנרשם ידנית ניתן לעריכה ולמחיקה. טיפול שנקלט מקובץ עם עמודות מידע נוספות מוצג לצפייה בלבד.

באותה לשונית מוצג גם הכרטיס 'רשימת תקלות', ובחברות שבהן פקודות העבודה פעילות מוצג גם הכרטיס 'פקודות עבודה'.

כשמאשרים חשבונית ספק על הזמנת עבודה שמשויכת לפקודת עבודה מסוג 'אחזקה מונעת', וההזמנה כוללת שורה של 'טיפול שוטף', המערכת מעדכנת את נתוני הטיפול האחרון של הרכב, ק"מ ותאריך, מנתוני היציאה או ההחזרה שנרשמו בפקודת העבודה, ומחשבת מחדש את 'טיפול הבא'. העדכון מתבצע רק אם מועד הטיפול האחרון הרשום אינו מאוחר מהמועד שבפקודת העבודה. לא נוספת שורה לרשימת התחזוקה בתיק הרכב. פרטי התהליך במאמר פקודות והזמנות עבודה.

רכב שמתקרב למועד הטיפול הבא מופיע במסך ההתראות, בלשונית 'תחזוקה'. רכבי צמ"ה מופיעים בלשונית נפרדת, 'טיפולי צמ"ה'. מנהל המערכת מגדיר לכל החברה את סף ההתראה בשדה 'מס' ק"מ לפני טיפול', וברכבי צמ"ה בשדה 'מס' שעות מנוע לפני טיפול'. ההתראה נדלקת כשהרכב מתקרב לק"מ הטיפול הבא בפער הזה, או כשעבר פרק הזמן שהוגדר בשדה 'מספר חודשי טיפול'. ברכבי צמ"ה תנאי הזמן הוא 12 חודשים קבועים.

רכבי השכרה והסכמי גישור אינם מופיעים בלשונית. רכבים בבעלות פרטית מופיעים רק אם מנהל המערכת הפעיל את ההגדרה 'התראות גם לרכבים בבעלות פרטית'.

📚 מאמרים קשורים: תיק רכב · פקודות והזמנות עבודה · ניהול ועדכון ק"מ · מסך התראות