סוכן הקבצים חוסך הקלדה ידנית: מעלים מסמך דרך סמל השרביט שבסרגל העליון, והמערכת מזהה בעצמה איזה סוג מסמך זה, מחלצת ממנו את השדות ומקשרת אותו לרכב, לנהג או לחשבונית המתאימים. מסמך שהזיהוי שלו ודאי מסתיים לבד; מסמך שאינו ודאי ממתין לסקירה שלכם בתיבת העיבוד.

למי מיועד ומה נדרש: קצין רכב. רלוונטי גם לכספים. סמל השרביט ותיבת העיבוד מוצגים רק כשסוכן הקבצים הופעל בחברה, ולמשתמשים בתפקיד עם ההרשאה 'גישה לסוכן OCR (העלאה, תיבה נכנסת וסקירה)'. את ההרשאה מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות), ומנהל מערכת בחברה רואה את השרביט גם בלעדיה.

איך מגיעים למסך: סמל השרביט נמצא בסרגל העליון, לצד תיבת החיפוש. לחיצה עליו פותחת את חלון 'העלאת מסמך לסריקה'. ריחוף מעל הסמל פותח קישור ל'תיבת העיבוד', המסך שבו מרוכזים כל המסמכים שהועלו.

המערכת מזהה בעצמה את סוג המסמך מתוך התוכן שלו. אלה הסוגים שהיא מכירה:

הפורמטים הנתמכים: PDF, JPG, JPEG, PNG, TIFF ו-TIF. אפשר להעלות עד 10 קבצים בבת אחת, עד 20MB לקובץ.

אין צורך לבחור סוג מסמך או לשייך אותו לרכב מראש. הסיווג והשיוך נעשים אוטומטית מתוך תוכן המסמך.

העיבוד רץ ברקע, ואפשר להמשיך לעבוד במערכת בינתיים. כל מסמך עובר בין הסטטוסים הבאים:

מסמך שהמערכת בטוחה בו מסומן 'אושר אוטומטית' ונקשר לרשומה המתאימה בלי שתידרשו לעשות דבר. רק מה שאינו ודאי מגיע אליכם.

תיבת העיבוד מרכזת את כל המסמכים שהועלו, מקובצים לאצוות לפי ההעלאה. שתי לשוניות מחלקות את העבודה: 'דורש סקירה' מציגה את מה שממתין לכם, ו'עובד אוטומטית / ביקורת' את מה שהסתיים לבד ופתוח לבדיקה מדגמית.

במסכי תיבת העיבוד והסקירה מופיע בסרגל העליון סמל סימן שאלה, שמפעיל סיור מודרך על המסך.

מסך הסקירה מציג את המסמך המקורי לצד השדות שחולצו ממנו, כדי שתוכלו להשוות. ליד כל שדה מופיע תג עם רמת הביטחון בזיהוי, צבוע לפי האחוז: ירוק מ-90% ומעלה, צהוב בין 70% ל-90%, ואדום מתחת ל-70%. שדה צהוב או אדום הוא שדה שכדאי לבדוק מול המקור.

אחרי שעברתם על השדות, בוחרים פעולה:

בכפתור 'פעולות' יש גם 'מחק תהליך', כל עוד המסמך לא הושלם. למנהל מערכת מוצג בנוסף 'עיבוד מחדש', שמריץ מההתחלה את הסיווג ואת החילוץ.

אותו מנוע זיהוי עובד גם בתוך טופס חשבונית ספק, בלי לעבור דרך השרביט. בטופס 'חשבונית ספק' החדש גוררים את קובץ החשבונית לאזור 'לחץ או גרור חשבונית לכאן לסריקה אוטומטית', והמערכת מזהה את הספק לפי מספר העוסק וממלאת את מספר החשבונית, התאריך, הסכומים ואחוז המע"מ. הקובץ נפתח לצד הטופס להשוואה, ושדה שהמערכת אינה בטוחה בו נשאר ריק למילוי ידני. השלמת התהליך מתוארת במאמר קליטת חשבוניות, ושורות שנכשלו בבדיקה מטופלות בבקרת חשבוניות. אזור סריקה דומה קיים גם במסכי רכב חדש, נהג, דו"ח תאונה ועבירת תנועה.

📚 מאמרים קשורים: קליטת חשבוניות · בקרת חשבוניות · תיק רכב · תיק נהג · ניהול תפקידים והרשאות