מסך התפקידים וההרשאות קובע מה כל משתמש רואה ויכול לעשות במערכת. מגדירים תפקיד, מסמנים לו אילו מסכים ופעולות מותרים, וכל המשתמשים המשויכים לתפקיד מקבלים את אותה רמת גישה.

למי מיועד ומה נדרש: מנהלי מערכת בלבד. רק להם מוצג תפריט 'מנהל מערכת' והגישה למסכי התפקידים וההרשאות. משתמש שאינו מנהל מערכת אינו יכול להיכנס למסכים אלה. שיוך משתמש לתפקיד מתבצע בכרטיס המשתמש (ניהול משתמשים).

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי עומדים על 'מנהל מערכת', אחר כך על 'ניהול', ולוחצים על 'תפקידים'. נפתחת רשימת התפקידים של הקבוצה.

התפקיד הוא סט ההרשאות של המשתמש: אילו מסכים הוא רואה ואילו פעולות מותר לו לבצע. התפקידים משותפים לכל החברות בקבוצה. אלה תפקידי ברירת המחדל של המערכת:

אפשר להוסיף תפקידים משלכם לצד תפקידי ברירת המחדל, בהתאם לצורכי הקבוצה.

לפני שמתחילים, כדאי לדעת אילו מסכים ואילו פעולות התפקיד צריך.

תפקיד חדש נוצר בלי סימון באף שורה בטבלת ההרשאות. עד שמסמנים לו שורות, למשתמשים בתפקיד אין גישה למסכים ולפעולות שמופיעים בטבלה. את הסימון מבצעים במסך הבא.

מסך ההרשאות מציג את כל המסכים והפעולות המנוהלים במערכת, מקובצים לפי תחום: 'עובדים ונהגים', 'רכבים', 'ספקים', 'בקרה וכספים', 'דוחות', 'כללי', 'אחזקה' ו'אירועים'. בכל שורה מסמנים אילו תפקידים רשאים לצפות או לבצע את הפעולה. עמודה לכל תפקיד.

בתפריט הראשי עומדים על 'מנהל מערכת', אחר כך על 'ניהול', ולוחצים על 'הרשאות'. כותרת המסך היא 'דו"ח הרשאות'.

סימוני הטבלה במסך זה הם לפי תפקיד בלבד. הגדרות פרטניות למשתמש בודד, כמו סימון 'מנהל מערכת', 'מורשה חתימה' ו'הרשאת חברות לצפייה', נמצאות בכרטיס המשתמש.

הסימון הוא לכל שורה בנפרד, לא לכל תחום. בקבוצת 'בקרה וכספים' משאירים ריקות את שורות הכסף, למשל 'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים', 'אישורי חשבוניות' ו'גישה למסך ממשק כספים', ומשאירים מסומנות את 'גישה להתראות' ו'גישה לדאשבורד' אם התפקיד צריך אותן. גם בקבוצת 'דוחות' יש שורות כספיות, 'גישה לדוח חשבוניות ספקים' ו'גישה לדוח עלויות והערכת חיובים', ולכן משאירים גם אותן ריקות.

אפשר לערוך רק תפקיד שהוקם בקבוצה ושאין כרגע משתמשים המשויכים אליו. תפקידי ברירת המחדל, וכל תפקיד שכבר משויכים אליו משתמשים, אינם ניתנים לעריכה, ואייקון העריכה לא יוצג בשורתם.

לשינוי מה שהתפקיד רשאי לעשות, לא עורכים את התפקיד עצמו אלא מעדכנים את הסימונים במסך ההרשאות.

מחיקה אפשרית באותם תנאים כמו עריכה: תפקיד שהוקם בקבוצה ושאין משתמשים המשויכים אליו. בכל שורה אחרת אייקון המחיקה לא יוצג.

המחיקה סופית, ואי אפשר לשחזר את התפקיד. כדי לשחרר תפקיד למחיקה, קודם משייכים את המשתמשים שלו לתפקיד אחר.

תפקיד לבדו אינו משנה דבר עד שמשייכים אליו משתמש. השיוך מתבצע בכרטיס המשתמש, בשדה 'תפקיד', ולא במסך זה.

כפתור 'פעולות' במסך 'תפקידים' מכיל אפשרות אחת בלבד: 'ניהול הרשאות'. היא פותחת את אותו מסך 'דו"ח הרשאות' שנפתח מהתפריט 'ניהול' ← 'הרשאות'.

📚 מאמרים קשורים: ניהול משתמשים · ניהול חברות · הגדרות מערכת