לדלג לתוכן הראשי

תבניות המערכת

הדרך לנהל ולערוך תבניות של מסמכים, מיליים ומסרונים במערכת

⏱️ זמן קריאה: 6 דקות

תבניות הן נוסחים קבועים שהמערכת ממלאת אוטומטית בפרטים דינמיים בזמן השליחה, ומשמשות לתקשורת חוזרת עם נהגים וספקים. במקום לכתוב כל פעם מחדש, מגדירים תבנית אחת והמערכת ממלאת בה את שם הנהג, מספר הרכב, התאריכים ושאר הפרטים.

למי מיועד ומה נדרש: מנהלי מערכת בלבד. ניהול התבניות פתוח למשתמש שמסומן 'מנהל מערכת' במסך ניהול משתמשים.

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי עומדים על 'מנהל מערכת', אחר כך על 'תשתיות', ולוחצים על 'תבניות'. נפתחת רשימת התבניות של כל החברות בקבוצה. תבנית שמשויכת לחברה אחת בלבד מסומנת בתג עם שם החברה.

המסך מחולק לשלוש לשוניות לפי ערוץ: 'תבניות מייל', 'מסרונים' ו'טפסי PDF'. בכל לשונית התבניות מקובצות לפי קטגוריה, ולמעלה יש שדה חיפוש לפי שם או נושא.

סוגי התבניות במערכת

המערכת תומכת בשלושה סוגי תבניות, לכל אחת שימוש ייחודי:

  • תבנית מייל: מיילים הנשלחים מהמערכת לספקים ולנהגים. לדוגמה תזכורת לחידוש רישיון נהיגה, תזכורת לטיפול, פתיחה וסגירה של הזמנות אצל ספקים (שטיפה, כבישי אגרה) והחתמת טפסים.

  • תבנית מסרון (SMS): הודעות קצרות לנהגים. לדוגמה בקשה לעדכון ק"מ, החתמת טפסים ובקשה לעדכון פרטים.

  • תבנית PDF: מסמכים רשמיים לחתימת הנהגים. לדוגמה טופס קבלת רכב, הצהרת בריאות וטופס החזרת רכב.

⚠️ שימו לב: מסרון מוגבל לטקסט פשוט בלבד, ללא עיצוב או תמונות.

מה הם שדות דינאמיים?

שדות דינאמיים הם מקומות שמורים בתבנית שהמערכת ממלאת אוטומטית בזמן השליחה. במקום לכתוב "שלום דני, הרכב שלך 1234567 מוכן לאיסוף", כותבים בתבנית "שלום {{worker_name}}, הרכב שלך {{car_license_plate}} מוכן לאיסוף", והמערכת מחליפה כל שדה בערך שלו.

שדות נפוצים:

השדה

המשמעות

{{worker_name}}

שם הנהג

{{car_license_plate}}

מספר רישוי הרכב

{{organization_name}}

שם החברה

{{signature}}

מקום לחתימת העובד

{{date}}

התאריך הנוכחי

בעת הוספה או עריכה של תבנית נעזרים במאגר 'שדות דינאמיים'. בוחרים שדה מהרשימה, הערך שלו מופיע בשדה 'ערך', לוחצים 'העתק' ומדביקים אותו בגוף התבנית בדיוק כפי שהוא בשדה 'ערך', כולל הסוגריים המסולסלים וללא הוספת תווים לפניהם. בתבנית מייל אפשר להשתמש בשדות דינאמיים גם בשדה 'נושא'.

מה יש בכפתור 'פעולות'?

כפתור 'פעולות' בראש רשימת התבניות פותח שלוש אפשרויות, ללא תלות בהרשאה או בהגדרת חברה:

  • 'תבנית מייל חדשה'

  • 'תבנית PDF חדשה'

  • 'תבנית מסרון חדשה'

כל סוג יכול להתקיים פעם אחת בחברה. סוג שכבר קיים אינו מופיע ברשימת 'סוג' של תבנית חדשה, ולכן כדי לשנות אותו פותחים את התבנית הקיימת לעריכה. היוצאים מן הכלל הם 'כללי' בתבניות PDF ו'הודעה יזומה לנהגים (מהדוחות)' בתבניות מייל, שמהם אפשר ליצור כמה תבניות.

איך יוצרים תבנית מייל?

  1. ברשימת התבניות לוחצים על 'פעולות' ובוחרים 'תבנית מייל חדשה'.

  2. 'שם התבנית': שם תיאורי לשימוש פנימי. שדה חובה.

  3. 'נושא': נושא המייל. אפשר לשלב בו שדות דינאמיים.

  4. 'שם באנגלית בלבד/מספר השולח': הכתובת שממנה יישלח המייל. ברירת המחדל של המערכת היא Carpro <[email protected]>, ומומלץ להשאיר אותה.

  5. 'סוג': בוחרים את התהליך שאליו התבנית משויכת, למשל 'תזכורת לטיפול קרוב'.

  6. 'נמענים נוספים לידיעה (cc)': כתובות נוספות שיקבלו העתק, מופרדות בפסיקים. אופציונלי.

  7. בעורך הטקסט שבתחתית הטופס כותבים את גוף המייל, עם מודגש, נטוי, רשימות וקישורים, ומשלבים את השדות הדינאמיים.

  8. לוחצים 'שמור'. התבנית מוכנה לשימוש.

אם ממשק וואטצאפ פעיל בקבוצה, טופסי המייל והמסרון כוללים גם את השדה 'מזהה תבנית לממשק וואטצאפ'.

איך יוצרים תבנית מסרון (SMS)?

  1. ברשימת התבניות לוחצים על 'פעולות' ובוחרים 'תבנית מסרון חדשה'.

  2. 'שם התבנית': שם תיאורי לשימוש פנימי. שדה חובה.

  3. 'שם באנגלית בלבד/מספר השולח': כפי שיוצג לנהג. אפשר להזין מספר טלפון או שם שולח באנגלית בלבד, עד 11 תווים, ללא רווחים או סימנים מיוחדים.

  4. 'סוג': בוחרים את התהליך, למשל 'בקשה לעדכון ק"מ'.

  5. 'תוכן': כותבים את גוף המסרון בטקסט פשוט ומשלבים שדות דינאמיים. לדוגמה: "שלום {{worker_name}}, נא לעדכן את מד הק"מ של הרכב {{car_license_plate}} בקישור {{url}}".

  6. לוחצים 'שמור'.

איך יוצרים תבנית PDF?

  1. ברשימת התבניות לוחצים על 'פעולות' ובוחרים 'תבנית PDF חדשה'.

  2. 'סוג': בוחרים את סוג המסמך, למשל 'מסירת רכב', 'החזרת רכב' או 'הצהרת בריאות'. הבחירה ממלאת אוטומטית את 'שם התבנית' בשם הסוג.

  3. 'שם התבנית': משאירים את השם שהמערכת מילאה או כותבים שם אחר. שדה חובה.

  4. 'שם הקובץ': מופיע רק כשבוחרים בסוג 'כללי'. בשאר הסוגים המערכת מגדירה את שם הקובץ אוטומטית לפי הסוג.

  5. 'שיוך לתהליך': משייכים את התבנית לתהליך 'מסירת רכב', 'החזרת רכב' או 'הזמנת רכב', והמסמך יוצג לחתימה במהלכו. אחרי בחירת תהליך נפתח השדה 'מיקום', שקובע את סדר המסמכים בתוך התהליך.

  6. 'הצגת לוגו בראש המסמך': בוחרים 'ללא לוגו' או 'עם לוגו'. בקבוצה עם כמה חברות מוצגות במקום 'עם לוגו' שתי אפשרויות: 'עם לוגו, תמיד של חברת האם' ו'עם לוגו, לפי חברה רלוונטית'.

  7. 'סוגי הנעה רלוונטיים': מגבילים את התבנית לסוגי הנעה מסוימים, ורכב עם סוג הנעה אחר לא יקבל את המסמך. משאירים ריק כדי שהתבנית תחול על כל סוגי ההנעה.

  8. בעורך הטקסט שבתחתית הטופס כותבים את גוף המסמך ומשלבים שדות דינאמיים.

  9. לוחצים 'שמור'.

הסוג קובע היכן התבנית מוצעת לחתימה, בלשונית 'מסמכים להחתמה' (החתמת מסמכים). תבניות ברמת הנהג, כמו 'הצהרת בריאות', מופיעות בתיק הנהג. תבניות ברמת הרכב, כמו 'מסירת רכב' ו'החזרת רכב', מופיעות בתיק הרכב, ושם הן מוצגות רק אחרי שהרכב נמסר. תבנית מסוג 'כללי' מופיעה בשני המקומות.

⚠️ שימו לב: כדי שהמסמך ייצא עם אזור חתימה, גוף התבנית חייב לכלול את השדה {{signature}}. תבנית ותיקה שאין בה השדה תפיק מסמך ללא מקום לחתימה. פותחים את התבנית לעריכה, מוסיפים את {{signature}} מהמאגר במקום המיועד ושומרים.

העלאת נוהל או מסמך כללי לחתימה

מסמך שאינו אחד הסוגים הקבועים, למשל נוהל שימוש ברכב או כתב התחייבות, מעלים כתבנית PDF מסוג 'כללי'.

  1. יוצרים תבנית PDF ובוחרים בסוג 'כללי'.

  2. בשדה 'שם הקובץ' נותנים שם לקובץ שייווצר, מומלץ באנגלית. השם חייב להיות ייחודי בחברה, אחרת השמירה תיכשל. השדה מופיע רק בסוג 'כללי'.

  3. מדביקים את תוכן הנוהל בעורך הטקסט. אם המסמך דורש חתימת הנהג, מוסיפים את השדה {{signature}} במקום החתימה.

  4. שומרים. התבנית זמינה לחתימה בתיק הנהג ובתיק הרכב תחת 'מסמכים להחתמה'.

💡 טיפ: חלק מהתבניות כוללות את השדות {{safety_officer_name}} ו-{{safety_officer_signature}}. המערכת ממלאת אותם מהמשתמש שמוגדר כ'קצין בטיחות' של החברה. את השיוך הזה מגדירים במסך החברה (ניהול חברות), ואת הסימון 'מורשה חתימה' ואת תמונת החתימה בשדה 'חתימה' מגדירים במסך המשתמש (ניהול משתמשים). כשמוגדרים כמה קציני בטיחות, המערכת בוחרת את זה שמסומן 'מורשה חתימה', ואם אף אחד לא מסומן היא לוקחת את הראשון ברשימה. אם למשתמש שנבחר אין תמונת חתימה, אזור החתימה יישאר ריק. השדות האלה מתמלאים רק במסמך שמשויך אליו רכב.

איך עורכים תבנית קיימת?

  1. ברשימת התבניות לוחצים על שם התבנית או על אייקון העריכה (עיפרון) בשורה שלה.

  2. עורכים את השדות הרצויים.

  3. לוחצים 'שמור'.

לצד אייקון העריכה יש אייקון עין שפותח 'תצוגה מקדימה' של התבנית, עם ערכים לדוגמה במקום השדות הדינאמיים, בלי לפתוח אותה לעריכה.

התבניות משויכות לחברה, כך שאפשר לשמור נוסחים שונים לחברות שונות בקבוצה. בקבוצה עם יותר מחברה אחת טופס תבנית PDF כולל את הסימון 'רלוונטי לכל חברות הקבוצה' ואת השדה 'חברה'. בחברה בודדת השדות האלה לא מוצגים.

📚 מאמרים קשורים: החתמת מסמכים · ניהול משתמשים · ניהול חברות · ניהול תפקידים והרשאות

יש לכם שאלות נוספות? פנו לצוות התמיכה שלנו.

האם קיבלת תשובה לשאלתך?