כשספק מסיים עבודה שהוזמנה ממנו, קולטים את חשבונית הספק ומקשרים אותה להזמנת העבודה שמולה בוצעה. הקישור מאפשר להשוות את הסכום שהוזמן לסכום שחויב בפועל, ומעביר את ההזמנה לסטטוס 'חשבון ספק אושר'.

למי מיועד ומה נדרש: כספים ומנהל תחבורה. הזמנות עבודה קיימות רק בחברות שבהן מסומנת ההגדרה 'הפקת הזמנות עבודה', ומנהל המערכת מגדיר אותה (הגדרות מערכת). לפתיחת הזמנת עבודה נדרשת הרשאת 'הרשאות צפייה בהזמנות עבודה', לכניסה לתפריט 'בקרה' נדרשת הרשאת 'גישה לבקרה', וליצירת חשבונית ספק נדרשת הרשאת 'יצירה ועריכת חשבוניות ספקים'. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות).

איך מגיעים למסך: בתפריט הראשי עומדים על 'אחזקה' ולוחצים על 'הזמנות עבודה' ופותחים את ההזמנה. לקליטה דרך הריצה החודשית עומדים על 'בקרה' ולוחצים על 'ריצות' ובוחרים את חודש הריצה.

זו הדרך הקצרה. היא יוצרת את החשבונית, את שורת החיוב ואת הקישור להזמנה בפעולה אחת.

אם עודכנה בהזמנה הצעת מחיר מאושרת, שלושת שדות הסכום מתמלאים מראש מתוך 'סכום הצעת המחיר המאושרת', כשהסכום נחשב ככולל מע"מ.

בשמירה המערכת יוצרת חשבונית ספק על שם ספק ההזמנה, מוסיפה לה שורת חיוב אחת בסכומי החשבונית ולפי נתוני ההזמנה, ומעבירה את ההזמנה לסטטוס 'חשבון ספק אושר'. החשבונית משויכת לריצת החודש של 'תאריך הפקה', ובשדה 'נושא/פרטים' שלה נרשם 'למול הזמנת עבודה מספר' ומספר ההזמנה.

בהזמנה בסטטוס 'הזמנה אושרה', לצד הכפתור 'אישור חשבון ספק', כפתור 'פעולות' מרכז שלוש פעולות:

אחרי המעבר לסטטוס 'חשבון ספק אושר' לא מוצגים במסך ההזמנה כפתורי פעולה כלל.

בקליטת חשבוניות הרגילה אין שדה קישור ברמת החשבונית. הקישור נעשה בשורת החיוב.

בבחירת ההזמנה המערכת ממלאת את 'מספר רכב' ואת 'פרטי חיוב' לפי נתוני ההזמנה.

השדה מוצג בשורת החיוב רק כשמתקיימים כל התנאים האלה:

הזמנות בכל סטטוס אחר אינן מוצגות ברשימה.

בקליטה דרך הריצה החודשית ההזמנה עוברת ל'חשבון ספק אושר' רק כשסכומי שורות החשבונית מסתכמים לסכום החשבונית, בטווח ההפרש שמגדיר מנהל המערכת בהגדרה 'הפרש מקסימלי בין סכום חשבונית לשורות שלה'. עד אז הקישור נשמר והסטטוס אינו משתנה. סטטוס החשבונית מראה איפה עומדת הבקרה:

אחרי שההזמנה עוברת ל'חשבון ספק אושר':

📚 מאמרים קשורים: פקודות והזמנות עבודה · קליטת חשבוניות · בקרת חשבוניות · אישור חשבוניות · הקמת ספק