הדוח מתקבל בחברה ונרשם במערכת עם פרטי הרכב, מועד העבירה וסוג העבירה.

המערכת מזהה אוטומטית את הנהג שהיה משויך לרכב בתאריך העבירה, לפי ההסכם הפעיל, ושולחת לו הודעה על העבירה עם עותק הדוח.

מסמנים בטופס, בשדה 'הסבה', אם נדרשת הסבה לדוח. אם כן, משלימים שלושה קבצים: 'רשיון נהיגה', 'אישור נהג להסבה' ו'קובץ דו"ח העבירה'.

כששלושת הקבצים קיימים, המערכת שולחת לקצין הבטיחות של החברה מייל מרוכז עם המסמכים ועם טופס אישור קצין הבטיחות.

מעלים את הקבצים לרשות לצורך ההסבה, ואז מסמנים את הדוח כ'נשלח לרשות'.

במסך 'עבירות תנועה' לוחצים על 'תעוד עבירת תנועה'.

בחלון שנפתח מזינים 'מספר רכב', 'מועד האירוע' ו'שעה', ולוחצים 'המשך'.

בטופס ממלאים את פרטי העבירה: 'סוג עבירת תנועה', 'מספר דו"ח/אסמכתא', 'פרטי העבירה', 'מקום העברה' ו'סכום הקנס'. שדות החובה הם 'סוג עבירת תנועה', 'מספר דו"ח/אסמכתא' ו'פרטי העבירה'. כשסוג העבירה הוא 'עירייה' או 'אחר', גם השדה 'רשות' חובה.

בשדה 'נהג בשעת האירוע' בוחרים מי נהג ברכב בפועל. ברירת המחדל היא הנהג שמשויך לרכב, ואפשר לבחור אחד מהנהגים הנוספים שלו. האפשרות 'אחר' מיועדת לנהג שאינו במערכת, ובבחירתה ממלאים את השדה 'נהג אחר'. היא מוצגת רק כשההגדרה 'לא לאפשר להסב עבירה על נהג שאינו במערכת' אינה מסומנת בחברה.

בשדה 'הסבה' בוחרים אם נדרשת הסבה לדוח. שדה זה חובה. בדוח משטרה המערכת מסמנת הסבה אוטומטית.

לוחצים 'שמור'.

'רשיון נהיגה': המערכת מצרפת אוטומטית את רישיון הנהג שמופיע בשדה 'נהג בשעת האירוע'. אם הרישיון שלו לא קיים במערכת, או כשנבחר 'אחר', מעלים אותו ידנית.

'אישור נהג להסבה': הצהרת הנהג שהוא זה שנהג ברכב. אם הנהג חתם על הצהרת הסבת דוחות בעת חתימת ההסכם, המערכת מצרפת אותה אוטומטית. אחרת מעלים אישור חתום שכבר בידכם, או מבקשים מהנהג לחתום דרך המערכת.

'קובץ דו"ח העבירה': העותק של הדוח שהתקבל מהרשות. אם הדוח נסרק בעת הרישום, הקובץ כבר מצורף ואין צורך להעלות אותו שוב.

מעלים את הקבצים לרשות. השלב הזה מתבצע מחוץ למערכת, בערוץ שהרשות מגדירה.

במסך הדוח לוחצים 'סמן כנשלח לרשות' ומאשרים. הסטטוס עובר ל'נשלח לרשות'.

כשההסבה מאושרת מול הרשות, לוחצים 'סמן כהוסב'. הסטטוס עובר ל'הוסב'.