רכב חליפי הוא רכב שהעובד מקבל באופן זמני במקום הרכב הצמוד שלו. רישום הרכב החליפי בתיק הרכב מקשר את חיובי הדלק, הכבישים ושאר החיובים השוטפים שלו לעובד ולהסכם, כדי שלא יסומנו כשגויים בבקרת החשבוניות.

למי מיועד ומה נדרש: קצין רכב. רלוונטי גם למנהל תחבורה. הרישום נעשה בתיק הרכב ודורש את ההרשאה 'תיעוד רכבים חליפיים', שמאפשרת הוספה, עריכה ומחיקה של שורות. את ההרשאות מגדיר מנהל המערכת (ניהול תפקידים והרשאות).

איך מגיעים למסך: פותחים את תיק הרכב של הרכב הצמוד ועוברים ללשונית 'רכבים חליפיים'. הלשונית מופיעה ברכבים מסוג 'ליסינג' ו'השכרה'. בשאר סוגי הרכב, כולל 'ליסינג מימוני', היא מופיעה רק אם ההגדרה 'אפשר הזנת רכבים חלופיים גם על רכבים בבעלות חברה' פעילה בחברה. את ההגדרה מפעיל מנהל המערכת.

המערכת חוסמת את השמירה בשלושה מקרים: כשאין הסכם בתוקף לרכב הצמוד בתאריך הקבלה ('לא נמצא הסכם בתוקף בתאריך זה'), כשכבר קיים רכב חליפי פעיל לאותו רכב צמוד ('לא ניתן להוסיף רכב חליפי לרכב כל עוד יש רכב חליפי פעיל'), וכשמספר הרישוי שהוזן פעיל כרכב חליפי אצל עובד אחר ('לא ניתן לשמור כיוון שרכב זה נמצא פעיל אצל'). סוגרים את השורה הקודמת בתאריך החזרה לפני שרושמים חדשה.

מועד החזרה עתידי לא סוגר את השורה מיד. עד שהמועד מגיע השורה נשארת בסטטוס 'פעיל', ולא ניתן לרשום בינתיים רכב חליפי נוסף לאותו רכב צמוד או לאותו מספר רישוי. למחיקת שורה שנרשמה בטעות לוחצים על אייקון הפח שבשורה ומאשרים.

פיקדון הוא סכום שהספק גובה על הרכב, בנפרד מהחיוב החודשי. במערכת הפיקדון מנוהל בשני שדות בעריכת תיק הרכב, באזור 'פרטי ליסינג' ברכבי ליסינג ובאזור 'פרטי שכירות' ברכבי השכרה:

כשקולטים חשבונית ספק עם שורות מסוג 'פקדון', המערכת מזהה את הרכב לפי מספר הרישוי בשורה ומעדכנת אוטומטית את 'סך פיקדון שנגבה' בתיק הרכב. מרגע שקיימות שורות פיקדון לרכב, שני השדות הופכים לקריאה בלבד ומנוהלים מהחשבוניות, עם הערה 'מנוהל אוטומטית מתוך שורות פיקדון בחשבוניות הספק'.

שורת פיקדון שסכומה גבוה ממספר חודשי הפיקדון כפול המחיר החודשי שבהסכם מסומנת בבקרה כשגיאת 'חיוב יתר'.

📚 מאמרים קשורים: תיק רכב · ניהול רכבי מאגר/חצר · העברות זמניות · בקרת חשבוניות