חלק מהפעולות במערכת מבצע הנהג בעצמו, בלי להתחבר ובלי סיסמה. המערכת שולחת לנהג קישור קצר ב-SMS או במייל, הנהג פותח אותו בטלפון, ממלא טופס ושולח. הנתונים נכנסים ישירות למערכת ומתעדכנים אצל קצין הרכב. מסמך זה מרכז את כל עמודי הדיווח העצמי של הנהג ומה עושים בכל אחד.

למי מיועד ומה נדרש: הנהג. אין צורך בהתחברות. כל עמוד נפתח מקישור ייעודי שהמערכת מייצרת ושולחת לנהג. קישורי ק"מ, רישיון, פרטים אישיים ותאונה תקפים 72 שעות, וקישור עמדת טעינה ביתית תקף 8 ימים. קישור החתמת מסמך אינו פג ותקף עד שהמסמך נחתם. קישורי הק"מ, רישיון הנהיגה ועמדת הטעינה נשלחים אוטומטית במועדים שמוגדרים בחברה, ובנוסף קצין הרכב או מנהל התחבורה יכולים לשלוח בקשה חד פעמית לרכב או לנהג. את קישור דיווח התאונה שולחים רק ידנית, מתיק הרכב בכפתור 'פעולות' באפשרות 'שליחת טופס דיווח תאונה לנהג'.

איך מגיעים למסך: הנהג לוחץ על הקישור בהודעת ה-SMS או במייל שקיבל. אין תפריט ואין מסך כניסה. כל קישור פותח ישירות את הטופס הרלוונטי לאותו נהג ולאותו רכב.

הנהג מדווח את קריאת המונה העדכנית של הרכב. העמוד מציג את מספר הרכב ואת קריאת הק"מ האחרונה שנרשמה, והנהג מזין את הקריאה החדשה.

אם הנתון שהוזן חורג מהצפוי, המערכת מציגה הודעה ומבקשת לבדוק שוב. כשההגדרה מאפשרת זאת בחברה, מופיעה גם תיבת סימון 'בדקתי ונתון הק"מ שהוזן תקין', שמאשרת שמירה למרות האזהרה.

נהג של רכב חשמלי עם עמדת טעינה ביתית מדווח את נתוני הטעינה דרך עמוד 'עדכון פרטים עבור עמדת טעינה ביתית'. בדיווח הראשון בוחרים בשדה 'סוג דיווח' את אופן הדיווח, וכל סוג פותח את השדות המתאימים לו. מהדיווח השני והלאה השדה מוצג עם הסוג שנבחר בפעם הראשונה בלבד, ולשינוי סוג הדיווח פונים לקצין הרכב.

כשיש רכב שני שמטעין באותה עמדה, מסמנים את התיבה 'האם יש רכב שני שמטעין בעמדה'. כשהצריכה שחושבה גבוהה מהצפוי מופיעה ההודעה 'שים לב, קילוואט גדול מהצפוי' ולצידה כפתור 'שמור בכל זאת', שמאשר את השמירה.

כשרישיון הנהיגה של הנהג פג או קרוב לפקיעה, המערכת שולחת קישור לעמוד 'עדכון פרטי רשיון נהיגה'. הנהג מזין את פרטי הרישיון המעודכנים ומעלה צילום של שני צדי הרישיון.

בעמוד 'עדכון פרטים אישיים' הנהג מעדכן את פרטי הרישיון ואת פרטי הקשר שלו. פרטי הרישיון הם חובה: 'מספר רשיון נהיגה' ו'תוקף רשיון נהיגה'. אפשר לצלם את צד הרישיון הקדמי והמערכת ממלאת אוטומטית את מספר הרישיון, תאריך התוקף, 'שנת הוצאה' ו'סוג רישיון'; בזמן הסריקה מוצג 'סורק רשיון נהיגה...'. צילום הצד האחורי נשמר בתיק הנהג ואינו מפעיל סריקה.

כשרישיון הנהג עדיין בתוקף ורחוק מפקיעה, אזור הרישיון מוסתר בהתחלה ומופיע כפתור 'מעוניין להזין רישיון עדכני' שפותח אותו לפי בחירת הנהג. בחברות שבהן פרטי העובד מגיעים מממשק חיצוני מוצגים בעמוד שדות הרישיון בלבד, בלי פרטי הקשר.

בעמוד 'דיווח על תאונה' הנהג מדווח על תאונה ברכב שלו ישירות מהטלפון. הדיווח נפתח כאירוע תאונה במערכת, וקצין הרכב מקבל התראה עם הפרטים. המשך הטיפול נעשה במסך תאונות.

בעמוד החתמה הנהג רואה את המסמך שהוכן עבורו, בודק שהפרטים תקינים וחותם עליו במקום המיועד בתחתית המסך. הנהג מגיע לעמוד מקישור ייעודי שהמערכת מייצרת למסמך.

נדרש תיקון בפרטי המסמך? בעמוד מופיע קישור ליצירת קשר במייל עם מנהל התחבורה. פירוט על הגדרת תבניות המסמכים והשליחה שלהם במאמר החתמת מסמכים.

📚 מאמרים קשורים: ניהול ועדכון ק"מ · תיק נהג · החתמת מסמכים · תאונות